Umgang mit Projektrisiken

In die Zukunft sehen kann niemand. Doch in Entwicklungsprojekten ist eben das die Aufgabe. Wir wollen in einem Entwicklungsprojekt ein Produkt entwickeln und dabei die Kosten und den Terminplan einhalten. Dabei gibt es in einem Projekt jede Menge Unwägbarkeiten. Und gerade das ist das Gute daran. Nicht umsonst schreibt Tom DeMarco in seinem Buch Bärentango:

Projekte ohne echte Risiken sind Looser. Sie sind fast nie gewinnbringend; deshalb wurden sie nicht schon vor Jahren realisiert.

In diesem Artikel möchte ich Ihnen das Thema näher bringen. Ganz nach dem Motto: “No Risk – no fun”.

Prozess-Schritte

Der Umgang mit Projektrisiken ist ein iterativer Prozess, der über die gesamte Projektlaufzeit stattfindet.

SchrittTätigkeiten
1IdentifikationRisiken im Projektteam identifizieren und dokumentieren.
2Analyse und BewertungFür jedes identifizierte Risiko die Eintrittswahrscheinlichkeit und Kosten abschätzen. Risikowerte und Risikoinventar des Projektes berechnen.
3SteuerungGeeignete Maßnahmen und Zuständigkeiten definieren:
* Präventive Maßnahmen zur Risikovermeidung und -minderung
* Korrektive Maßnahmen zur Reduzierung der Auswirkung
4ControllingKontinuierliche Überwachung der Risiken und Einplanung der Risiken im Projektplan.

Diese Schritte durchläuft man im Projekt idealerweise mehrfach.

Auflistung der Risiken

Die Risiken werden am besten in einer Tabelle verwaltet. Die Eintrittswahrscheinlichkeit (EW) und Auswirkung kann entweder qualitativ (hoch, mittel, niedrig oder 1, 2, 3) oder quantifiziert in Prozent und Euro erfolgen.

Der Risikowert ergibt sich aus dem Produkt der Eintrittswahrscheinlichkeit und der Auswirkung:

Risikowert = EW x Auswirkung

Die Summe über alle Risikowerte ergibt das Risikoinventar. Dieses kann man in Bezug zum Projektbudget setzen und erhält somit den Risikoindex. Der Risikoindex ist eine Kennzahl dafür, wie viel Risiken in dem Projekt enthalten sind.

Risk IDRisikoRisikoklasseEW [%]Auswirkung [€]Risikowert [€]MaßnahmenZuständigkeitStatus
R_001Herstellkosten werden verfehltKosten354000014000Herstellkosten mit Funktionsmuster abschätzenThomasnicht eingetreten
R_002Batterielaufzeit zu geringQualität20300006000Laufzeittest mit verschiedenen BatterienPetereingetreten
R_003Verteilte Entwicklung führt zu VerzögerungKosten/Termin4014000056000Sinnvolle Aufteilung der Arbeitspakete. Koordinator auf beiden Seiten der Entwicklung berufen.Tobiasoffen
R_004Anforderungen Schock und Vibration zu hochKosten607000042000Frühzeitiger Test mit VorgängergerätVolkeroffen
Risikoinventar [€]118000
Projektbudget [€]480000
Risikoindex [%]24,6%

Risiko-Workshop

Um die Risiken zu ermitteln gibt es verschiedene Methoden. Ganz klassisch bietet sich ein Workshop im Team an. Dazu bereitet sich jeder Teilnehmer vor und bringt seine Risiken mit. Im Team werden die Risiken dann gemeinsam besprochen und versucht weitere Risiken zu ermitteln. Eine interessante Variante vom Workshop ist das “Katastrophen”-Brainstorming. Dabei geht man von einem Scheitern des Projektes aus oder von sonstigen Katastrophen und ermittelt dann, wie es dazu kommen konnte. Dabei ist es hilfreich von einem “Albtraum” zu sprechen und als Bedenkenträger aufzutreten. Positives Denken ist an dieser Stelle ausnahmsweise mal nicht gefragt. Es ist auch sehr sinnvoll mit Post-It zu arbeiten und die Risiken auf eine Pinnwand zu kleben. Dadurch werden alle dazu motiviert etwas aufzuschreiben und sitzen nicht nur teilnahmslos vor dem Protokollanten.

Ich kann Ihnen sehr empfehlen eine Risiko-Datenbank anzulegen. Hier nehmen sie die Risiken aller aktiven und abgeschlossenen Projekte mit auf. Durch die Datenbank profitieren Sie von dem Wissen in ihrer Organisation. Sie bekommen Informationen darüber, was schon mal schiefgelaufen ist und können diese Information proaktiv für ihr Projekt nutzen, noch bevor das Kind in den Brunnen gefallen ist.

Umgang mit Risiken

Sind die Risiken identifiziert, so ist zu überlegen, wie man mit den Risiken umgehen will. Dabei gibt es die folgenden Möglichkeiten:

  • Risiko vermeiden
  • Risiko übertragen
  • Eintrittswahrscheinlichkeit verringern
  • Auswirkung verringern
  • Risiko tragen

Das Risiko zu vermeiden ist natürlich die Beste aller Möglichkeiten. Doch nicht immer besteht diese Option. Beim Übertragen des Risikos kann das Risiko auf Zulieferer oder Versicherungen übertragen werden. Es ist auch möglich die Risiken durch vertragliche Vereinbarungen auszuschließen (z.B. bei Patentrisiken). Falls das Risiko nicht zu vermeiden ist, so ist es eventuell möglich die Eintrittswahrscheinlichkeit oder die Auswirkung zu reduzieren. Es kann durchaus sein, dass ein Risiko akzeptabel ist und getragen wird.

Bei der Entscheidung, wie mit einem Risiko zu verfahren ist, spielt die Eintrittswahrscheinlichkeit und die Auswirkung eine wichtige Rolle. Je höher die Auswirkung oder Eintrittswahrscheinlichkeit ist, desto mehr wird man versuchen, das Risiko zu vermeiden oder zu übertragen.

Risikodiagramm

Beispiele von Risiken

In dem Kapitel sind einige Schlagwörter enthalten, die Sie bei der Suche nach Risiken unterstützen sollen. Dabei handelt es sich hauptsächlich um allgemeine und nicht gerätespezifische Risiken. Daher ist diese Liste sicherlich nicht vollständig.

Technische Risiken:

  • Funktionsprinzip nicht belegt
  • Fehlende Erfahrung in der Technologie
  • Geringer Bauraum
  • Gewicht
  • Elektrische Störungen (EMV, ESD)
  • Erwärmung und thermisches Design
  • Messgenauigkeit
  • Toleranzen
  • Batterielaufzeit / Stromverbrauch
  • Umgebungsbedingungen (Temperatur, Druck, Feuchte)
  • IP-Schutzklasse (Eindringen von Festkörpern oder Wasser)
  • Anforderungen an Schock und Vibration
  • Mechanische Stabilität
  • Steckverbinder oder Kontaktstifte ungeeignet
  • Lebensdauer nicht ausreichend
  • Unbekannte Normen oder Standards
  • Fertigbarkeit nicht gegeben
  • Single Source Komponenten
  • Patente
  • Datenübertragung nicht ausreichend dimensioniert (Datenmenge, Transfer-Dauer)
  • Reichweite von Funkübertragung nicht ausreichend
  • Audioqualität nicht ausreichend
  • Display oder Anzeigen unzureichend
  • Performance der Software auf Mikrocontroller
  • Nicht ausreichend Speicher vorhanden
  • Versteckte Abhängigkeiten innerhalb des Gerätes (Wechselwirkung)
  • Datenschutz nicht berücksichtigt
  • Schnittstellen nicht klar

Kaufmännische und politische Risiken:

  • Unklarer Entwicklungsprozess
  • Unklare Anforderungen und Deliverables
  • Fehlende Erfahrung in einem solchen Projekt
  • Unsichere Lieferanten
  • Teamzusammenstellung nicht optimal
  • Verteilte Entwicklung
  • Interkulturelle Teams
  • Ressourcenkonflikte und konkurrierende Projekte
  • Zeitplan unrealistisch
  • Wichtige Entscheidungen nicht getroffen

Tipps

Lesen Sie die Anforderungen vor dem Projektrisiko-Workshop durch und markieren Sie die Anforderungen, die es in sich haben. Meist sind das nur ein paar wenige (<10), die allerdings besondere Aufmerksamkeit benötigen.

Das Projektrisiko-Management ist ein kontinuierlicher Prozess. Planen Sie daher regelmäßig Termine und überprüfen Sie den Status der Risiken immer aufs Neue. Ergänzen Sie die Liste auch wenn neue Risiken hinzugekommen sind.

Planen Sie die Maßnahmen sorgfältig. Es ist nicht sinnvoll nur noch an Risiken zu arbeiten. Auf der anderen Seite sollten Sie die Risiken auch nicht einfach ausblenden. Planen Sie genau, wann Sie welche Maßnahmen umsetzen möchten. Übergeben Sie die Verantwortlichkeiten und setzen Sie Termine.

Es ist nicht möglich alle Risiken zu entdecken und mit Sicherheit wird man an der einen oder anderen Stelle überrascht sein. Nichts desto trotz lohnt es sich, sich mit Projektrisiken auseinander zu setzen. Damit kann man das Projekt aktiv steuern und kommt nicht in die Verlegenheit ständig nur reagieren zu müssen.

Ich freue mich über Feedback und wenn Sie mit mir in Kontakt treten. Sie können gerne auch einen Kommentar zu dem Artikel abgeben. Falls Sie jemanden kennen, für den der Blog ebenfalls interessant sein könnte, freue ich mich auch sehr über eine Weiterempfehlung.

Viele Grüße

Goran Madzar

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Goran Madzar

Seit Mai 2007 bin ich zusammen mit meinem Kollegen Martin Bosch selbständig. Wir haben ein Ingenieurbüro im Innovations- und Gründerzentrum in Erlangen aufgebaut. Hier entwickeln wir für Kunden in der Medizintechnik mit unseren Mitarbeitern Lösungen für die Produkte von Morgen.

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