Anforderungen selbst schreiben oder outsourcen?

Das Schreiben von Anforderungen gehört zu jeder Produktentwicklung dazu. Nur wenn man weiß, was das Produkt leisten soll, kann man es entsprechend designen und letztendlich auch mit Tests überprüfen. Doch immer wieder sehe ich Spezifikationen, die einfach nicht gut sind. Und diese schlechten Spezifikationen führen dann oft zu einer wackeligen Produktdokumentation und zu Mehraufwänden im Projekt.
 

Warum tun sich viele schwer mit dem Anforderungsmanagement?

Da gibt es nicht nur eine Antwort, sondern gleich mehrere Gründe sorgen für schlechte Spezifikationen. Hier möchte ich ein paar nennen.

  1. In den Unternehmen fehlt oft die methodische Kompetenz zum Requirements Engineering. Es gibt keinen Prozess für das Anforderungsmanagement und die Mitarbeiter sind nicht ausreichend geschult.
  2. Im Unternehmen fehlt das Bewusstsein für die Wichtigkeit der Spezifikationen. Wichtig ist doch, dass das Produkt schnell fertig wird, oder? Das Paperwork kann man dann später nachholen. Stichwort: technische Schulden!
  3. Es fehlen die richtigen Werkzeuge. Wenn Anforderungen mit Microsoft Word geschrieben und in Excel getraced werden, ist das nicht nur sehr aufwändig und fehlerträchtig. Es ist im Prinzip nicht handhabbar und pflegbar. Die Einhaltung der Traceability wird zum Glücksspiel. Werkzeuge sind oft teuer oder man scheut den Aufwand sich für ein Werkzeug zu entscheiden und das Werkzeug zu validieren.
  4.  Selbst wenn man ein Werkzeug hat, ist dieses vielleicht nicht sinnvoll konfiguriert und erleichtert das Leben nicht, sondern führt erneut zu Schmerzen.
  5. Nicht jeder Entwickler ist gut darin Anforderungen zu spezifizieren. Warum muss jemand, der super Software entwickeln kann zum Teilzeit-Requirements Ingenieur werden. Im Fußball muss der Stürmer ja auch nicht ins Tor. Wie wäre es, wenn jeder die Aufgabe ausführt, die er gut kann? Und wenn im Unternehmen dann noch Zeitdruck da ist und man schnell zum Ziel kommen will, warum dann nicht auf externe Experten zugreifen?

 

Was kann ein Unternehmen tun, um besser zu werden?

Nun, die Einsicht ist der erste Schritt zur Besserung. Doch man muss natürlich aktiv werden. Von selbst löst sich das Problem nicht. Daher auch hier ein paar Vorschläge zur Umsetzung:

  1. Man soll die Mitarbeiter im Unternehmen schulen, die Spezifikationen schreiben oder reviewen. Nur wer sein Handwerkszeug versteht, kann gute Arbeit leisten. Das Requirements Engineering ist eine Fachdisziplin für die es klare und lernbare Regeln gibt. Es gibt zahlreiche Bücher, Literatur, Kurse, Zertifizierungen und Seminare. Da sollte für jeden etwas dabei sein. Wir bei MEDtech Ingenieur führen auch Schulungen durch. Spezifikationen schreiben ist Teil unserer Arbeit und so können wir unseren Kunden in der Medizintechnik praktische und erprobte Methoden an die Hand geben. Zudem können wir anhand der Beispiele im Projekt des Kunden schulen und so direkt im Projekt Verbesserungen herbeiführen. Da schlägt man gleich zwei Fliegen mit einer Klappe.
  2. Schnell voranzukommen ist natürlich verlockend. Doch technische Schulden holen einen in der Zukunft wieder ein und wie das bei Schulden eben so ist, haben sie Zinsen im Gepäck. Das kann teuer werden im Projekt! Daher sollte man technische Schulden meiden, wenn es möglich ist. Wenn ein Unternehmen einmal ein funktionierendes Requirements Engineering etabliert hat, wird es sich fragen, warum man da nicht eher darauf gekommen ist.
  3. Niemand würde auf die Idee kommen ein Haus mit schlechtem Werkzeug zu bauen. Schlechtes Werkzeug führt zu frustration, schlechten Ergebnissen und mühevoller Arbeit. Mit einem Requirements Tools, kann man sich das Leben erleichtern. Das fängt schon an mit der eindeutigen Nummerierung der Anforderung, das Tracing über verschiedene Ebenen hinweg, hinterlegten Workflows und der Kontrolle von Änderungen. Es geht mittlerweile aber auch in die Richtung von KI basierten Systemen, die bei der Qualität und dem Arbeitstempo helfen. Hier tut sich aktuell sehr viel und wer das nicht nutzt ist eben selbst schuld. Und was ist mit den Kosten? Da würden sie sich wundern. Es gibt Werkzeuge für jeden Geldbeutel und jede Anwendung.
  4. Die Einführung eines Tools ist auf jeden Fall zu empfehlen. Das alleine hilft aber leider nicht.  Neben Werkzeug braucht es auch die Methodenkompetenz und das richtige Mindset. Die Tools bieten oft sehr viele Möglichkeiten, müssen aber zunächst einmal an die Prozesse im Unternehmen angepasst werden. Und dann passiert oft noch Folgendes. Beim Einführen der Tools, ändern sich die Unternehmensprozesse, da die Tools neue Möglichkeiten bieten. Da ist es auf jeden Fall hilfreich vorher mit jemanden darüber zu sprechen, bevor man die Lernprozesse alle selbst macht ;-)
  5. Natürlich kann man alles selbst machen. Die Frage ist nur, ob das sinnvoll ist. Warum nicht jemanden fragen, der sich mit so etwas auskennt? Wir bei MEDtech Ingenieur haben schon seit über 15 Jahren Erfahrung mit dem Requirements Engineering und Systems Engineering in der Medizintechnik. Dadurch bringen wir sie direkt auf eine neue Ebene und sie können sofort durchstarten. Dabei bieten wir keine allgemeinen Schulungen an, sondern orientieren uns an ihren konkreten Projekten. Wir krempeln die Ärmel hoch und packen mit an, führen Reviews durch oder Schulen das Team mit dem Fokus auf ein pragmatisches und effizientes Requirements Engineering.

Wenn Sie bis hierher gelesen haben, dann scheint Ihnen das Thema nicht fremd zu sein und ich würde mich freuen, wenn Sie Kontakt aufnehmen. Auch freue ich mich über Kommentare und Anregungen ihrerseits. Wenn das Thema für jemanden interessant ist, den sie kennen, dann leiten Sie den Artikel auch gerne weiter.

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Autor

  • Goran Madzar

    MEDtech Ingenieur aus Leidenschaft! Mein Team und ich helfen Medizintechnik-Herstellern mit Engineering-Dienstleistungen dabei, Produkte zu entwickeln und in Verkehr zu bringen! Sprechen sie mich gerne an, ob bei LinkedIn oder per Mail. Ich freue mich Sie kennenzulernen.

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